Personal Executive Assistant/ Assistenz der Geschäftsführung

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen Personal Executive Assistant, der verschiedene administrative Aufgaben wahrnimmt und insbesondere die Geschäftsleitung unseres Unternehmens unterstützt.

Zu den Aufgaben des Personal Executive Assistant gehören unter anderem:

Als Ansprechpartner zwischen den Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden und externen Partnern fungieren
Verwalten des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise
Verwalten der Kalender der Führungskräfte und Arrangieren von Meetings
Durchführung von Meetings sowie Vor- und Nachbereitung

Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, solltest du gut organisiert sein, über hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten verfügen und selbständig ohne Anweisung handeln können. Du trägst zur Effizienz unseres Geschäfts bei, indem du die Geschäftsleitung persönlich und zeitnah unterstützt. Dank deiner Sorgfalt und Kompetenz kann sich die Geschäftsleitung auf ihre Führungsverantwortung konzentrieren, ohne sich um andere Aufgaben kümmern zu müssen. Ziel ist es, zur Effizienz des Unternehmens beizutragen, indem alle zugewiesenen Verwaltungsaufgaben rechtzeitig und effizient ausgeführt werden.

Letztendlich solltest du in der Lage sein, die Bedürfnisse der Geschäftsleitung zu erkennen und zu erfüllen.

Aufgaben:

Als persönliches Ansprechpartner zwischen den Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden und externen Partnern fungieren
Verwalten des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise
Formatieren von Informationen für die interne und externe Kommunikation, wie Memos, E-Mails, Präsentationen, Berichte
Entgegennehmen von Anrufen, E-Mails und Weiterleiten nach Prüfung sowie Verteilen der Korrespondenz
Umgehend auf die Fragen der Geschäftsleitung reagieren
Verwalten der Kalender der Geschäftsleitung und Arrangieren von Meetings
Protokollieren von Besprechungen
Treffen von Reisevorbereitungen und Buchen von Unterkünften
Abrechnen täglicher Spesen und Erstellen von wöchentlichen, monatlichen oder vierteljährlichen Berichten
Beaufsichtigen und reporten der Leistung des Personals
Organisieren und Verwalten eines Ablagesystems
Transkribieren von Diktaten und Anfertigen von Sitzungsprotokollen
Erstellen von Berichten, Präsentationen und Anleitungen
Reisebereitschaft (national sowie international)
Vorbereiten und Organisieren von Geschäftsreisen der Geschäftsleitung
Vertrauliche Dokumente so handhaben, dass ihre Vertraulichkeit bewahrt wird
Pflegen von elektronischen Aufzeichnungen und Aufzeichnungen in Papierform, um sicherzustellen, dass die Informationen organisiert und leicht zugänglich sind
Durchführen von Recherchen und Vorbereiten von Präsentationen oder Berichten nach Anleitung
Vorschlagen von effizienteren Möglichkeiten zum Betrieb des Geschäftes und zur Behebung von Störungen
Überprüfen und Empfehlen von Änderungen an unseren Unternehmensrichtlinien

Anforderungen:

Hohe Leidenschaft für Zahlen, Marketing, Vertrieb und große Herausforderungen
Unbedingter Leistungswille und hohes Qualitätsbewusstsein
Ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse
Multitaskingfähig und Fähigkeit, die täglichen Aufgaben zu priorisieren
Außergewöhnliche Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
Diskretion und Vertraulichkeit
Sprachen: Deutsch, Englisch und (von großem Vorteil aber kein muss) Russisch
Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder ähnlichem Bereich
(optional) Diplom oder Zertifikat als Personal Assistant sind von Vorteil
(optional) Nachgewiesene Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer ähnlichen Funktion

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